Organizacja wyjścia do teatru

Opis:
Organizacja wyjścia na spektakl do teatru jest kwintesencją kulturalnego wieczornego „wypadu”, w trakcie którego niejeden student doceni uroki tej dziedziny kultury. Zawsze przyjemnie jest uczestniczyć w wyjściu organizowanym przez Samorząd Studentów PW w którym cena biletu jest niezwykle niska, ale jeszcze lepiej samemu je zorganizować. Jedyne co jest niezbędne do organizacji wyjścia na spektakl jest posiadanie odrobiny chęci i zaangażowania.

Najważniejszy środek do organizacji, czyli fundusze walutowe na dofinansowanie, jest dostarczany przez Samorząd Studentów PW.
Wystarczy wypełnić wnoisek w ewniosku (www.ewniosek.samorzad.pw.edu.pl), i po krótkim czasie oczekiwania otrzymujemy upragnione fundusze pozwalające nam znaczną obniżkę ceny biletu.
Jedynym zadaniem, które spoczywa na organizatorze to umiejętne dysponowanie czasem własnym i studentów, którzy po odpowiedniej akcji informacyjnej zapiszą się na Twoja listę uczestników wyjścia na spektakl. Po zrealizowaniu projektu należy rozliczyć się z powierzonych nam funduszy poprzez wypełnienie kilku załączników i
napisaniu krótkiego sprawozdania z naszymi wnioskami i spostrzeżeniami.

1. Harmonogram działań:
W celu skutecznego zrealizowania projektu wyjścia na spektakl najlepiej rozpocząć działania na 4-5 tygodni przed terminem odbycia spektaklu, oczywiście po uprzednim upatrzeniu odpowiedniej sztuki.
W związku z tym, pierwszym krokiem jest wybór sztuki z repertuarów wszystkich teatrów ( Internet, ulotki) oraz ustalenie z góry ilości osób mających uczestniczyć w tym wyjściu. Pod hasłem „wybór sztuki” kryją się informacje na temat nazwy sztuki, kilku możliwych terminach sztuki tj. daty i godziny ( niejednokrotnie sztuka jest grana nawet dwa-trzy razy dziennie), cenach biletów ( w zależności od miejsc) oraz informacji kontaktowych do teatru.

Kolejnym krokiem jest kontakt telefoniczny, internetowy lub osobisty z teatrem, gdzie ma się odbyć wybrany przez nas spektakl.
Celem tego kontaktu jest :
o sprawdzenie, który z wybranych terminów sztuki jest wolny tzn. ma możliwość rezerwacji na określoną przez nas ilość biletów w odpowiedniej cenie i w określonym terminie,
o uzyskanie informacji na temat możliwych terminów płatności za zarezerwowane bilety,
o w przypadku, gdy powyższe podpunkty są zgodne z naszymi oczekiwaniami, rezerwujemy bilety .
Trzecim krokiem jest rozpoczęcie akcji informacyjnej związanej z organizowanym przez nas wyjściem. Jako medium rozprzestrzeniające w sposób błyskawiczny nasze przedsięwzięcie posłuży nam:
o Portal polibudy.info: www.polibuda.info , gdzie po uprzednim, internetowym zapisaniu się na tą stronę, możemy umieścić swój artykuł w dziale „Kultura” i „Aktualności”. Dzięki poręcznemu kreatorowi edytowania artykułu, w sposób szybki i wartościowy zaprojektujemy swoje wymarzone ogłoszenie .

Istnieje jeszcze jedna możliwość „wykorzystania” portalu polibudy.info, a mianowicie skorzystanie z wydziałowych Newsletter’ów.

Wysyłając maila na :
-info@sam.samorzad.pw.edu.pl
dotrzemy do każdego studenta wybranego wydziału, który do danej chwili zapisał się do wydziałowego Newsletter’a. Warto jeszcze zauważyć fakt, iż wiadomość o naszym projekcie jest przypominana przez ogólny Newsletter polibudy.info, który jest adresowany na wszystkie wydziałowe Newsletter’y . Wiadomość taka zawiera krótka informację i link do naszego ogłoszenia zamieszczonego na stronie tego portalu.
o Promocja informacji w Radiu Aktywnym, pod warunkiem ,że uzyskamy od teatru darmowe bilety na sztukę.
o Grupy dyskusyjne związane z kulturą, akademikami oraz poszczególnymi wydziałami. Tu należy pamiętać o ograniczeniu na ilość wysyłanych „postów”, czyli ogłoszeń. Jeżeli wyślecie więcej niż „posty” to admin Was „zabanuje”.
o Plakat informacyjny ze sztuką, pochodzący z teatru i wywieszony w miejscach widocznych dla studenta.

__Uwaga: Nie można wywieszać ogłoszeń na ścianach budynków PW, bez uprzedniej zgody administracyjnej.
Ten sam fakt dotyczy wieszana ogłoszeń lub zaklejania tablic informacyjnych Samorządu Studentów PW, gdzie zgodę należy otrzymać od lokalnego WRS’u.
Istnieją specjalne gablotki służące dla informacji zamieszczanych przez studentów.__

W przypadku, gdy nie znamy jeszcze kwoty dofinansowania,
a wiadomo że nasze ogłoszenie musi zawierać taka informację, zalecane jest sugerowanie się „sztywnymi” zasadami KK w kwestii dofinansowania, które w przypadku wyjść do teatru są następujące:
o otrzymujemy dofinansowanie na połowę ceny biletu w przypadku gdy cena biletu nie przekracza 40 zł (n. p. na bilet w cenie 30zł otrzymamy dofinansowanie w wysokości 15 zł na osobę  cena biletu po dofinansowaniu: 15 zł).
o otrzymujemy tylko 20 zł dofinansowania do biletu w przypadku, gdy cena biletu przekracza 40zł ( n. p. na bilet w cenie 70 zł  otrzymamy 20 zł cena biletu po dofinansowaniu: 50 zł)
o minimalna ilość uczestników wyjścia to 20 !!!
Czwartym krokiem jest wypełnienie ewniosku, wraz z krótkim opisem uzasadniającym nasze przedsięwzięcie, do Przewodniczącego Komisji Kultury PW, który urzęduje w siedzibie Samorządu Studentów PW w pokoju 165 Gmachu Głównego PW.
Formularze załączników możemy znaleźć na stronie internetowej:
http://www.samorzad.pw.edu.pl/tiki-index.php?page=Dofinansowanie
,a przykładowe podanie zostanie poniżej pokazane. Ustawowo, termin rozpatrzenia wniosku to dwa tygodnie, a w rzeczywistości od 3 do 6 dni. Pozytywnie rozpatrzony wniosek trafia do Kwestury PW.

Piątym krokiem jest wizyta w Kwesturze PW, która znajduje się na ul. Noakowskiego 18/20 (w tym samym budynku co bank politechniczny PEAKO) w pokoju 210. W wyniku pozytywnego rozpatrzenia naszego wniosku (zazwyczaj tak jest ) ustalamy termin rozliczenia się z powierzonych nam funduszy. Kolejno udajemy się z wnioskiem do banku Kwestury PW( znajduje się naprzeciwko wspomnianego już wcześniej banku politechniki PEKAO), gdzie po podpisaniu przez Głównego Kwestora( pierwsze drzwi na prawo od wejścia do banku), zgłaszamy się do Kasy banku. W kasie wypełniamy pieczątkę, w której ponownie wpisujemy ustalony z Kwesturą termin rozliczenia z zaliczki.
Jeżeli całą sprawę związaną z Kwesturą zrealizujemy do godziny 13:00, to następnego dnia, w godzinach otwarcia banku politechniki PEAKO, możemy z niego pobrać naszą zaliczkę na dowód osobisty.

Szóstym krokiem jest oczekiwanie na zapisy studentów.
Oczekując na zapisy należy pamiętać, że nasze przedsięwzięcie skierowane jest wyłącznie do studentów Politechniki Warszawskiej.
Zapisy prowadzone zgodnie z zasadami:
o od uczestników chętnych na wyjście do teatru zbieramy dane: imię i nazwisko, numer indeksu. Posiadając te dane wypełniamy załącznik/załączniki nr 5, który pobieramy z tej samej strony polibudy.info co poprzednie załączniki.
o od uczestników chętnych na wyjście do teatru zbieramy przedpłaty pieniężne w wysokości: cena biletu pomniejszona o kwotę dofinansowania.
UWAGA: Należy pamiętać o informacji w ogłoszeniach na temat terminu przedpłat za teatr. Zazwyczaj jest to dzień poprzedzający termin wykupienia biletów z kas teatru.

W przypadku, gdy nasza lista chętnych na bilety została wypełniona lub termin wykupienia biletów mija następnego dnia  zamykamy listę i wykupujemy zarezerwowane przez nas bilety.
Nieważne są zapisy osób, które nie dokonały wpłaty w terminie.
Jeżeli chętnych jest mniej niż przewidywaliśmy wówczas wykupujemy ilość biletów zgodnych z ilością zapisanych osób.
Ważne, abyśmy mieli przynajmniej 20-stu zdecydowanych uczestników na organizowane przez nas wyjście.
UWAGA: Wykupując bilety należy wziąć na nie fakturę VAT na dane:
Politechnika Warszawska
Samorząd Studentów
Ul. Plac Politechniki 1
00-661 Warszawa
NIP: 525 000 58 34

Siódmym krokiem jest przekazanie biletów do teatru zgodnie z wyznaczonym przez nas terminem zamieszczonym wcześniej w ogłoszeniu. W trakcie odbierania biletów należy zbierać podpisy w załączniku/załącznikach nr 5 przy danych odbierającego.

Ósmym i zarazem ostatnim krokiem jest rozliczenie się z pobranej zaliczki.

2. Kosztorys:
Zapotrzebowanie na sztukę określamy według własnych zdolności proroczych. Za informacje prorocze może posłużyć nam sonda przeprowadzona na wydziałowej stornie samorządu lub za pomocą wydziałowego Newsletter’a:
http://www.polibuda.info/tiki-index.php?page=Newsletter

Przykładowy kosztorys:
Wyjście do Teatr „Roma” na musical p.t.„Koty” Andrew Loyda Webbera
Wydatki:
Cena biletów: 28 osób * 55 zł +17 osób * 45 zł = 2305 zł
Razem: = 2305 zł

Wpływy:
Wpłaty uczestników: 28 osób * 35 zł +
17 osób * 25 zł = 1405 zł
Dofinansowanie z puli KK SS PW = 900 zł
Razem: = 2305 zł

Wyjście do teatru Komedia na spektakl p.t.„Węże” Eric Chappell
Wydatki:
Cena biletów: 40 osób * 50 zł = 2000 zł
Razem: = 2000 zł

Wpływy:
Wpłaty uczestników: 40 osób * 30 zł = 1200 zł
Dofinansowanie z puli KK SS PW = 800 zł
Razem: = 2000 zł


3. Zespół ludzi:
Do zrealizowania wyjścia do teatru na spektakl wystarczy jedna osoba. W przypadku choroby lub losowych okoliczności do zapisów chętnych na bilety lub do rozprowadzania biletów możemy zaangażować zaufaną nam osobę.

4. Sponsoring:

Nie dotyczy. Ciężko znaleźć sponsora dla tak małej grupy.

5. Media:
Wszystkie możliwe środki mediów reklamujące nasze przedsięwzięcie zostały wymienione w punkcie 2.
Istotne jest aby w zamieszczanym przez nas ogłoszeniu na portalu polibuda.info były zawarte następujące informacje:
• Dokładny termin i miejsce wystawiania spektaklu
Np. Spektakl „Koty” odbędzie się 24 czerwca(Wtorek) o godz. 19:00 w teatrze muzycznym Roma.
• Krótka opis sztuki zachęcający do zapisów. Dodatkowym atutem będzie umieszczenie zdjęcia ze sztuki, które z pewnością znajdziemy na internetowej stronie teatru.
• Cena biletu po dofinansowaniu
• Termin zapisów i przedpłaty za sztukę (polecam: identyczny)
• Informacje kontaktowe: email, nr tel. komórkowego
Podając numer komórki należy zaznaczyć, że nie odpowiadamy na SMS’y. W przypadku braku miejsc z przykrością informujemy chętnych na sztukę drogą mailową o tym fakcie. Solidny organizator odpowiada na każdego maila!
• O terminie wydawani biletów informujemy przy zapisach na listę chętnych.

6. Ważne kontakty

Wszelkie niejasności związane z organizacją wyjść do teatru rozwiążą wydziałowe Samorządy Studentów PW, w których działają członkowie Komisji Kultury lub też Przewodniczący Komisji Kultury.
W przypadku niemożności kontaktu z chęcią odpowiem na wasze pytania:
Mariusz Mazur
mazurmariusz (at) tlen.pl