Ważne aspekty działalności w kole naukowym i organizacji studenckiej:

W tym rozdziale pragniemy zwrócić waszą uwagę na kilka ważnych spraw związanych z działalnością studencką w kołach naukowych i organizacjach studenckich. Niektórym z Was te informacje mogą wydawać się oczywiste, ale na pewno te mniej doświadczone osoby chętnie skorzystają z opisanych poniżej wskazówek.

o Świeża krew – czyli rekrutacja nowych członków

Kiedy już założycie swoje nowe koło naukowe lub organizację studencką i zaczniecie działać, organizować imprezy, realizować projekty naukowe itd., ani się obejrzycie kiedy minie rok, dwa, pięć lat i będziecie już kończyć swoją przygodę na Politechnice... I w tym momencie bardzo często tacy entuzjaści jak Wy, „matki i ojcowie założyciele”, zdają sobie sprawę, że nie ma nikogo, kto mógłby kontynuować tak bardzo propagowane idee. Nagle okazuje się, że to nad czym z takim zapałem pracowaliście i poświęciliście najwspanialsze chwile swojego życia, skazane jest na zapomnienie.

Smutna wizja, lecz niestety bardzo prawdziwa i niestety często obserwowana na naszej Uczelni. Dlatego też pragniemy zwrócić Waszą uwagę na niezwykle istotną kwestię: pozyskiwanie nowych, młodych, aktywnych ludzi, którzy będą kontynuować to, co Wy rozpoczęliście.
Sposobów na rekrutację nowych członków jest wiele i można by o tym pisać książki. My jednak przedstawiamy Wam kilka bardzo dobrych i sprawdzonych sposobów na zachęcenie młodych studentów do pracy społecznej. A oto kilka z nich:

- pokażcie się – na wydziale, w instytucie, czy też na Uczelni, wszędzie tam gdzie działacie, róbcie to tak aby studenci, którzy Was spotykają wiedzieli kim jesteście, żeby mieli świadomość Waszej obecności. Promujcie się, gdziekolwiek cokolwiek robicie, rozwieszając swoje bannery, i plakaty, rozdając ulotki i opowiadając studentom o swojej działalności.

- organizujcie imprezy dla studentów – nie ma lepszej metody na promowanie siebie niż zrealizowanie projektu dla studentów nie tylko Waszego wydziału, ale całej Politechniki. W taki sposób można zyskać sympatię wielu przyjaznych ludzi i niejednokrotnie namówić tych najbardziej wyróżniających się do wstąpienia w Wasze szeregi. Możliwe, że po takich właśnie imprezach sami zgłoszą się do Was ludzie chętni do pracy.

- róbcie prezentacje dla studentów 1-go roku – z naszych doświadczeń wynika, że jest to niezwykle dobry i skuteczny sposób informowania studentów o Waszej działalności. Pierwszaki są niejednokrotnie ludźmi, którzy wnoszą dużo świeżej energii w pracę organizacji lub koła. Warto wykorzystać czas, w którym studenci, którzy dopiero co rozpoczęli studia, są wciąż jeszcze mocno zainteresowani tym co się dzieje wokół nich. Później ich chęć do jakiejkolwiek działalności znacząco spada, a górę bierze nauka i poszukiwanie pracy.

- bierzcie udział w dużych imprezach organizowanych na Uczelni i nie tylko – wiąże się to z bardzo ważnym elementem promocji, jakim jest tworzenie swojego wizerunku na arenie uczelnianej, krajowej, czy też międzynarodowej. Biorąc udział w takich projektach pokazujecie, że jesteście otwarci, potraficie współpracować z innymi ludźmi oraz robić coś dla szerszego grona.

Z pewnością każdy z Was ma mnóstwo swoich własnych pomysłów. Dzięki którym Wasze koła i organizacje będą się prężnie rozwijały.

o Realizowanie projektów

Tym z was, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę z kołem naukowym lub organizacją studencką i zastanawiają się od czego zacząć oraz jak zorganizować pierwszy projekt, ten rozdział niewątpliwie może okazać się pomocny. Nie będziemy pisać tu jak po kolei zrealizować konkretne projekty, lecz podamy zaledwie najważniejsze i najistotniejsze informacje jakie powinniście znać zabierając się do pracy.

Pierwszy projekt
Na dobry początek waszej działalności warto zrealizować jakiś nieduży projekt, dzięki któremu zgracie się i będziecie mogli poznać swoje możliwości. Możecie zacząć np. od zorganizowania wyjazdu integracyjnego, który na pewno pomoże Wam zacieśnić więzi w waszej grupie. Kiedy już nabierzecie pewności siebie, powinniście wspólnie zastanowić się nad projektami jakie chcielibyście zrealizować w ciągu najbliższych kilku miesięcy... i rozpocząć ich realizację.

Plan pracy i podział zadań
Ale najpierw planowanie. Dobrze ułożony terminarz i harmonogram prac to podstawa każdego projektu. Bez konkretnego planu działania po dwóch miesiącach może okazać się, że załatwione zostały wszystkie sprawy mało istotne, natomiast coś niezwykle ważnego nie zostało wykonane i z tego powodu cały projekt stoi pod wielkim znakiem zapytania. Dlatego też przed przystąpieniem do pracy należy przeanalizować wszelkie możliwe scenariusze i warianty oraz przygotować się na sytuacje kryzysowe.
Gdy już wiemy co chcemy zrobić i jakie konkretnie zadania należy wykonać aby nasz projekt został zrealizowany, trzeba odpowiednio podzielić zadania między członków zespołu. No i oczywiście powinniście pamiętać, aby dopasować zadania do umiejętności i zaangażowania osób, które mają się nimi zająć, pilnując przy tym aby nie doprowadzić do sytuacji, w której najbardziej aktywni członkowie Waszego koła lub organizacji zostaną obciążeni ogromną ilością pracy, której nie będą w stanie sprostać. Rozdział zadań w zespole powinien być równomierny i sprawiedliwy, co pomoże w zachowaniu miłej atmosfery pracy.

Budżet
Finanse to nieodzowna część każdego projektu, o której zawsze należy pamiętać. Planując realizację przedsięwzięcia musicie przewidzieć wszystkie możliwe koszty, jakie są z nim związane oraz zdobyć fundusze na pokrycie tych kosztów. Jak wiadomo bez odpowiedniego nakładu finansowego żaden projekt się nie odbędzie, dlatego też należy zwracać szczególną uwagę na kwestie finansowe. Szacując budżet projektu warto zaplanować również pewną rezerwę na nieprzewidziane wydatki, która może okazać się swoistym kołem ratunkowym w kryzysowej sytuacji.

Lider i bieżąca kontrola
Każdy projekt powinien mieć swojego lidera, tzn. osobę odpowiedzialną za całościową realizację projektu oraz nadzorującą prace członków zespołu. Liderem wcale nie musi być szef Waszego koła lub organizacji. Najlepiej, żeby była to osoba, która jest najbardziej zaangażowana w prace i jest najmocniej związana emocjonalnie z danym projektem. Taki lider poprzez swoje zaangażowanie jest w stanie niezwykle łatwo motywować innych do pracy, a także w razie sytuacji kryzysowych będzie potrafił poświęcić się całkowicie, żeby zażegnać zagrożenie. Jednak rola lidera nie ogranicza się tylko do motywowania, wiąże się również z rozliczaniem członków zespołu z wykonania powierzonych zadań. W razie takiej potrzeby lider zespołu musi umieć zdyscyplinować swoich podopiecznych i nakłonić ich do rzetelnej pracy.

To by było pokrótce tyle, jeśli chodzi o etapy realizacji projektu. Jeśli będziecie mieli jakieś problemy zawsze możecie zwrócić się o pomoc do Samorządu Studentów Politechniki Warszawskiej, w którego strukturach działają ludzie, mający duże doświadczenie w realizacji różnego rodzaju projektów. Zawsze chętnie Wam pomożemy.


o Pozyskiwanie funduszy-

Na koniec części ogólnej tego Informatora chcielibyśmy przedstawić Wam kilka przykładowych źródeł finansowania działalności kół naukowych i organizacji studenckich. W zależności od skali i rodzaju realizowanego przez Was projektu możecie starać się o pozyskanie środków finansowych z kilku źródeł. Oto niektóre z nich:

- sponsorzy – warto ich szukać zawsze, bo przy każdym projekcie znajdzie się jakaś firma, która wyłoży pieniądze, w zamian za możliwość promocji swojego produktu. Pamiętajcie jednak, żeby w negocjacjach ze sponsorami bardzo szczegółowo określać zasady współpracy i wzajemnych zobowiązań, w tym również finansowych. Dlatego też zawsze dla pewności i bezpieczeństwa projektu warto podpisać umowę ze sponsorem, na mocy której będziecie mogli później dochodzić swoich praw

- Ministerstwo Edukacji Narodowej – tu już jest dużo trudniej o pozyskanie środków. Aby otrzymać dotację z Ministerstwa trzeba przygotować niezwykle dokładną dokumentację, zawierającą kosztorys oraz szczegółowy opis merytoryczny projektu. Trudność polega tutaj na tym, że wybierane są tylko najlepsze i najciekawsze projekty i tylko te są dofinansowywane. Nie należy się jednak poddawać, jeśli macie pomysł na oryginalne przedsięwzięcie zawsze możecie złożyć wniosek. Więcej informacji na ten temat uzyskacie w biurze Samorządu Studentów (Gmach Główny PW, pok. 165). Pamiętajcie - aby otrzymać dofinansowanie należy do końca każdego roku kalendarzowego składać wnioski na projekty, które mają odbyć się w roku następnym.

- Rektor Politechniki Warszawskiej – tutaj również nie jest łatwo... Aby otrzymać dofinansowanie na imprezę należy wykazać, że jest ona bardzo wartościowa dla całej społeczności akademickiej Politechniki, i mam tu na myśli nie tylko studentów. Można łatwo się domyślić, że takich imprez jest niewiele i większość wniosków jest odsyłana do Samorządu Studentów. Jednak w przypadku dużych projektów, promujących naszą Uczelnię na zewnątrz można starać się o dodatkowe środki u Rektora.

- Samorząd Studentów PW – z samego założenia zadaniem Samorządu jest wspieranie wszelkiego rodzaju działalności studenckiej. Dlatego to właśnie Samorząd jest najlepszym na Uczelni miejscem, w którym można ubiegać się o dofinansowanie wszelkiego rodzaju projektów. W ramach struktur Samorządu istnieje kilka komisji programowych, i to właśnie Przewodniczący tychże komisji będą rozpatrywać wasze wnioski o dofinansowanie. Co prawda są pewne ograniczenia i przepisy, których musicie przestrzegać, starając się o dofinansowanie, jednak nie martwcie się, na pewno dacie sobie radę. W końcu zasady te tworzą studenci na potrzeby innych studentów. Więcej szczegółowych informacji na temat Samorządu Studentów PW oraz zasady przyznawania dofinansowań przez poszczególne komisje znajdziecie na stronie internetowej:
www.samorzad.pw.edu.pl

Pozyskanie funduszy z większości powyższych pozycji nie jest sprawą prostą, a wręcz czasami bardzo trudną. Jednak nie ma co się załamywać i trzeba z uporem próbować, aż do osiągnięcia celu.


Dariusz Kołoda
Przewodniczący Samorządu Studentów PW
były Przewodniczący Rady Kół Naukowych PW