Uchwała:
Uchwala, jest podstawową formą podejmowania decyzji przez organy kolegialne (np. Wydziałowe Rady Samorządu, Walne Zgromadzenia Członków organizacji itp.). Jej treść musi być ustalona przez wszystkich członków danego organu i przegłosowana zgodnie z zasadami określonymi przez podstawowe dokumenty regulujące funkcjonowanie danej jednostki. Takie dokumenty jak Regulamin Samorządu Studentów lub Statut Stowarzyszenia powinny ściśle i precyzyjnie określać zasady, według których są przygotowywane i uchwalane uchwały. Np. Uchwała Budżetowa Samorządu Studentów musi zostać przygotowana przez Komisję Finansowo Gospodarczą, następnie przedstawiona na posiedzeniu Parlamentu Studentów i przegłosowana bezwzględną większością 2/3 głosów w głosowaniu jawnym (o szczegółach różnych trybów głosowania przeczytacie w innym rozdziale tego poradnika). Pamiętajcie o tym, ze sposób prezentacji uchwały musi być taki, by nikt z uprawnionych do głosowania nie miał najmniejszych wątpliwości, co do tego, jaka jest treść dokumentu, nad którym głosuje.
Obok macie przedstawioną przykładową uchwałę, którą można potraktować za wzorcową
W nagłówku musi znajdować się numer uchwały. Uchwały numerujemy w ten sposób ze dana uchwała ma numer kolejny z danego dnia. Jeśli 22 czerwca dana WRS podjęła dwie uchwały, to pierwsza będzie miała w nagłówku napisane: „Uchwała Wydziałowej Rady Samorządu Wydziału Kosiarek do Trawy nr 1 z dnia 22 czerwca 1923 roku”, a druga uchwała z tego dnia będzie miała w nagłówku napisane: „Uchwała Wydziałowej Rady Samorządu Wydziału Kosiarek do Trawy nr 2 z dnia 22 czerwca 1923 roku”. Jeżeli WRS WKdT tydzień później podejmie kolejną uchwałę, to będzie ona miała w nagłówku: „Uchwała Wydziałowej Rady Samorządu Wydziału Kosiarek do Trawy nr 1 z dnia 29 czerwca 1923 roku”. Zaraz pod nagłówkiem, uchwały powinno znaleźć się streszczenie treści uchwały: np. „Dotycząca wyrażenia opinii na temat działalności Dziekana naszego wydziału w zakresie rozwoju biblioteki wydziałowej”. Potem w kolejnym akapicie piszecie treść uchwały.
Bardzo często jest tak, ze treść jest bardzo rozbudowana i uchwała ma załączniki, w których tak naprawdę znajduje się meritum. Na przykład Uchwała Budżetowa Samorządu jest bardzo krótka. Mówi ona jedynie, że podział środków Funduszu Kulturalno-Wychowawczego i zasady jego wydatkowania stanowią załącznik do niej. A dopiero ten załącznik ma nawet kilkadziesiąt stron i niesie ze sobą najważniejsze informacje. Załączniki do uchwały mogą mieć bardzo różną formę. Może to być np. jakiś Regulamin lub nowa treść Statutu, może to być znak graficzny (np. Walne przyjmuje nowe logo organizacji), może to być tabelka z podziałem środków na określony cel etc.. Uchwała wraz z jej załącznikami stanowi jedną dużą, spójną i nierozerwalną całość. Głosując nad przyjęciem uchwały w jednym głosowaniu głosujecie jednocześnie tez nad załącznikami do niej. Nie wolno zmieniać treści załączników lub uchwały bez podjęcia kolejnej uchwały zmieniającej brzmienie tej poprzedniej.
Uchwała musi zostać podpisana przez osobę prowadzącą obrady oraz przez sekretarza obrad. Każda strona załączników również musi zostać podpisana przez wyżej wymienione osoby.
Decyzje pisemne:
Czasem zdarza się, że dana osoba np. prezes Koła Naukowego, chce podjąć decyzję w sprawie należącej do jego kompetencji na piśmie (np. „Zasady korzystania z komputerów w biurze”). Do treści takiego dokumentu można zastosować wszystkie zasady dotyczące uchwał poza trybem uchwalania i podpisywania. Żeby prezes mógł podjąć decyzję nie musi jej z sobą przegłosować i wystarczy, ze tylko on ją podpisze.