Protokół to oficjalny dokument zawierający relacje z przebiegu jakiegoś zebrania, obrad itp., a zwłaszcza treśc powziętych uchwał, wynik głosowań nad nimi oraz inne wnioski obowiązujące uczestników pewnej zbiorowości.

Protokół przypomina sprawozdanie, jednak forma wypowiedzi jest w nim mniej swobodna, bardziej podporządkowana rygorystycznym zasadom. Protokół powinien być skonstruowany wg schematu, w którym najważniejsze części to:

1. Data i miejsce zebrania, ewentualnie też kolejny numer protokołu.
2. Nazwa grupy osób, które organizują zebranie (komisji, rady itd.).
3. Wykaz osób obecnych na zebraniu (często imienny, o ile grupa nie jest zbyt liczna ) i nieobecnych (jeśli zebranie jest obowiązkowe). W przypadku zebrań bardzo licznych, np. kilkadziesiąt osób, listę dołącza się do protokołu.
4. Porządek obrad w punktach – jeżeli obraduje się nad więcej niż jedną sprawą. Często porządek obrad jest ustalany wcześniej i dostarczany uczestnikom zebrania – wówczas stanowi on załącznik do protokołu. W takim przypadku, jeżeli zebranie dotyczy kilku spraw, porządek powinien być przyjęty w osobnej uchwale (najczęściej odbywa się to przez aklamację, czyli ogólną zgodę, czasem jednak niezbędne jest głosowanie). Dalej protokół piszemy też zgodnie z tym porządkiem – stanowi on bowiem obowiązujący plan obrad.
5. Krótkie zreferowanie każdej z omawianych spraw, wygłoszonych na jej temat opinii, z uwzględnieniem zasadniczych argumentów i kontrargumentów przedstawianych w tej dyskusji. Wypowiedzi luźno związane z tematem obrad, dygresje itd. w protokole pomijamy.
6. Możliwie najdokładniejsze przedstawienie wyników głosowań. Należy napisać:
Nad jakim wnioskiem głosowano
Ilu było uprawnionych do głosowania
Kto wszedł do komisji skrutacyjnej
Jaki jest wynik: ile głosów za, ile przeciw, ile wstrzymujących, ile nieważnych.
7. po opisaniu głosowania jasno powinna być sformułowana uchwała lub decyzja, podjęta w jego wyniku. Poprzedzamy to formułą: w wyniku głosowania Rada powzięła uchwałę o..
8. Podobnie w przypadku wniosków uchwalonych w innym trybie: ważne jest ich jasne sformułowanie, często ujęte w punkty i poprzedzone formułą: na zebraniu uchwalono, co następuje:...
9. Protokół kończy się formułą: na tym zebranie (posiedzenie itd.) zakończono.
10. poniżej następuja podpisy:
osoby piszącej protokół (z lewej strony z dopiskiem Protokolant)
osoby pełniącej na zebraniu funkcję przewodniczącego zebrania (z prawej strony).