Notatka ze spotkania to cos podobnego do sprawozdania i protokołu.
Jest to specjalne narzędzie służące podsumowaniu przebiegu ważnego spotkania.
Takie spotkania często odbywacie z dziekanami, z przedstawicielami sponsorów czy innych firm – na przykład podwykonawców Waszych projektów.

Ważne jest także, aby żadna ze stron nie wycofywała się z ustnych zobowiązań.

Każda notatka musi zawierać datę i miejsce spotkania, listę obecnych osób oraz przebieg spotkania, najlepiej w punktach,
Do każdego punktu niezbędne są bardzo precyzyjne komentarze, w szczególności jeśli chodzi o podjęte decyzje, czy wyciągnięte wnioski.

Notatką rządzi prosta zasada – wszyscy obecni na spotkaniu muszą się zgodzić z jej treścią – czyli najzwyczajniej w świecie podpisać. Od tego momentu notatka staje się dokumentem, na który później strony mogą się powołać w razie jakiś kwestii spornych dotyczących wcześniejszych ustaleń.

Należy bardzo dokładnie przeczytać gotową notatkę przed podpisaniem – ewentualne błędy, w szczególności merytoryczne, nawet jeśli wydają się być błache, mogą prowadzić do późniejszych nieporozumień.

Oczywiście nie należy popadać w paranoję – nie każde spotkanie z dziekanem musi się kończyć podpisaniem notatki, a już na pewno nie przypadkowa rozmowa na korytarzu.