Informacje o możliwości udziału w Programie ERASMUS publikowane są przez poszczególne Wydziały (we współpracy z Samorządem Studentów) przez Internet i na tablicach ogłoszeń.

Instrukcje dla wyjeżdżających studentów znajdują się na stronach internetowych Centrum Współpracy Międzynarodowej Politechniki Warszawskiej: http://cwm.pw.edu.pl w dziale Programy Edukacyjne.

Rekrutację studentów na wyjazdy przeprowadzają komisje wydziałowe pod przewodnictwem dziekanów lub pełnomocników dziekanów z udziałem opiekunów podpisanych wcześniej umów o współpracy dwustronnej w ramach Programu ERASMUS.

Przy rekrutacji zazwyczaj uwzględnia się następujące elementy:

• średnią ważoną ocen z całego okresu studiów;
• znajomość języka danego kraju lub języka, w którym student będzie porozumiewał się na danej uczelni;
• opinię o studencie;
• zaangażowanie w opiekę nad studentami zza granicy w Politechnice Warszawskiej.

Procedurze rekrutacji ogólnej nie podlegają studenci lub doktoranci, którzy sami zainicjowali podpisanie umowy z uczelnią zagraniczną i uzyskali wstępną akceptację przyjęcia oraz zgodę Dziekana swojego wydziału. Dotyczyć to może również umów zainicjowanych przez poszczególnych opiekunów, w ramach których przygotowywane są projekty będące tematem prac magisterskich i doktoranckich.

Listy zakwalifikowanych studentów z podaniem miejsca wyjazdu przesyłane są przez pełnomocników wydziałowych do Koordynatora Programu ERASMUS w Uczelnianej Agencji Programów Edukacyjnych w terminie do końca kwietnia w danym roku akademickim, a równolegle przez w/w Pełnomocników do uczelni partnerskich zgodnie z ich wymaganiami najpóźniej przed rozpoczęciem kolejnego roku akademickiego.

Opiekunowie/koordynatorzy z obu uczelni uzgadniają program studiów, tzw. Learning Agreement (LA), uwzględniający możliwości studiowania poszczególnych przedmiotów na uczelni przyjmującej, a więc: znajomość języka, przygotowanie merytoryczne, programy studiów. LA powinien zapewnić studentowi zaliczenie jednego lub dwóch semestrów zgodnych z kierunkiem studiów uwzględniając wymaganą liczbę punktów ECTS (European Credit Transfer System – europejski system transferu i akumulacji punktów przyporządkowanych przedmiotom) oraz powinien być zatwierdzony przez opiekuna/promotora studenta oraz Dziekana Wydziału. Oryginał LA powinien być przechowywany w aktach studenta w dziekanatach, a Koordynator Uczelniany powinien otrzymać poświadczoną kopię.

Za realizację LA odpowiedzialni są opiekunowie i Dziekan Wydziału. Wykaz dotychczasowych zaliczeń dla wyjeżdżających studentów przygotowują dziekanaty, zaś podpisują dziekani lub prodziekani ds. nauczania. Dokument ten stanowi część tzw. Student Application Form, który jest wysyłany do uczelni partnerskiej wraz z LA.
Po uzyskaniu zgody Dziekana opiekunowie poszczególnych umów (koordynatorzy) lub sami studenci wysyłają wnioski do uczelni partnerskich zgodnie z formularzami wymaganymi przez te uczelnie.

Studenci, zakwalifikowani do udziału w programie ERASMUS, składają obowiązujące dokumenty Koordynatorowi Uczelnianemu Programu ERASMUS i podpisują z uczelnią reprezentowaną przez Koordynatora Programu umowę finansową, której przestrzeganie przez danego studenta jest obowiązkowe.
Student otrzymuje grant w zależności od kraju, w którym będzie studiował w ramach Programu ERASMUS. Kraje te podzielone są na trzy następujące grupy:

• Grupa I : Dania, Finlandia, Norwegia, Szwecja, Wielka Brytania, Irlandia, Islandia, Francja;
• Grupa II : Austria, Belgia, Grecja, Hiszpania, Holandia, Lichtenstein, Luksemburg, Malta, Niemcy, Portugalia, Słowenia, Turcja, Włochy;
• Grupa III : Bułgaria, Czechy, Cypr, Estonia, Łotwa, Rumunia, Słowacja, Węgry.

Na PW wysokość grantu w odniesieniu do krajów I Grupy wynosiła 220
EUR/miesięcznie, II Grupy 197,50 EUR/miesięcznie i III Grupy 130 EUR/miesięcznie.

W przypadku rezygnacji studenta z wyjazdu na studia lub zmiany faktycznego okresu studiów, grant będzie podlegał redystrybucji. Po zakończeniu ustalonego okresu studiów student otrzymuje wykaz zaliczeń, tzw. Transcript of Records wraz ze zdobytymi punktami ECTS, podpisany przez osobę odpowiedzialną za realizację programu studiów na uczelni partnerskiej, na podstawie którego Dziekan dokonuje zaliczenia okresu studiów realizowanych za granicą. Oryginał tego dokumentu zostaje w aktach studenta w dziekanacie.

Po powrocie z uczelni partnerskiej student składa w Uczelnianej Agencji Programów Edukacyjnych następujące dokumenty:

• Potwierdzenie pobytu w uczelni partnerskiej (stanowiącą podstawę jego rozliczenia finansowego);
• Transcript of Records;
• Wypełnioną ankietę dla stypendystów ERASMUSa danego roku akademickiego;
• Informację na temat uczelni i studiów do umieszczenia na stronach internetowych Politechniki Warszawskiej;
• Formularz: Dane studenta i informacja o wyjeździe.

Co zrobić żeby wyjechać?

Przedłużenie pobytu

Główny Koordynator Programu ERASMUS na PW:
mgr BOŻENA SNOPIŃSKA
Główny Specjalista ds. Europejskich Programów Edukacyjnych
Gmach Biurowy
00-668 Warszawa, ul. Noakowskiego 18/20
klatka B, pokój L-3, piętro 6, domofon 30
Tel.: (022) 234 74 04,
Tel./fax: 629 80 09
e-mail: bsnopinska@cwm.pw.edu.pl